Handlenett med trykk til konferanser bør velges ut fra deltakerpakken. Før du velger størrelse eller sammenligner priser, bør du sette sammen notatboken, programmet og de andre tingene hver deltaker skal få. Det gir deg et praktisk utgangspunkt for en bestilling i store antall.
Test handlenett med hele deltakerpakken
Mål den største gjenstanden, og ta hensyn til den samlede tykkelsen på alt som skal i nettet. En mappe kan passe fint alene, men bli vanskelig å få plass til ved siden av en flaske og en gave i eske. Sett av plass til materiell deltakerne får med seg underveis i arrangementet.
Vårt flate handlenett i naturfarge på 220 g/m² er oppført med 38 × 42 cm. En modell i naturfarge med sidefals er oppført med 38 × 42 + 10 + 10 cm. De ekstra falsene endrer formen på nettet og dermed plassen til innholdet, men målene alene garanterer ikke at en bestemt pakke får plass. Prøv innholdet i en vareprøve.
Tenk på hele arrangementsdagen
Deltakerne kan ha med seg jakke, telefon og forfriskninger i tillegg til konferansenettet. Sjekk om hankene egner seg til å bære det fullpakkede nettet på skulderen. Hvor komfortable hankene er, avhenger av innholdet og av personen som bærer nettet, ikke bare av produktbildet av det tomme nettet.
Lag en plan for antallet
Hold det bekreftede deltakerantallet atskilt fra antall nett til personale, foredragsholdere og sponsorer samt eventuelle nett i reserve. Gi én person ansvaret for det endelige antallet, slik at ulike team ikke beregner ekstra nett til de samme behovene. Eventuelle overskuddsnett bør ha en planlagt bruk etter konferansen.
For å sammenligne tilbud kan du be om pris på for eksempel 500 flate handlenett i naturfarge på 220 g/m² med trykk i én farge. Be om en separat pris på modellen med sidefals hvis du vurderer den også. De to konstruksjonene må sammenlignes hver for seg, og pris, levering til Norge og mva. må framgå av tilbudet.
Regn baklengs fra utdelingsdatoen
Sett fristen for mottak ut fra når deltakernettene skal pakkes. Levering samme morgen som arrangementet åpner, kan gi for lite tid til pakkingen. Beregn tid til gjennomgang av trykkmotivet, intern godkjenning, produksjon, transport og pakking av deltakerpakkene. Få tidsplanen bekreftet skriftlig for den faktiske leveringsadressen.
- Bekreft innholdet som skal pakkes, og valgt modell.
- Bli enige om ett endelig antall i hele arrangementsteamet.
- Utpek én person som skal godkjenne trykkmotivet.
- Oppgi til leverandøren hvilken dato varene må være fremme for å rekke pakkingen.
- Bekreft hvem som skal ta imot leveransen, og de praktiske ordningene på arrangementsstedet.
Ofte stilte spørsmål
Bør datoen for arrangementet trykkes på nettet?
En dato knytter designet til det konkrete arrangementet. Et mer generelt design kan passe til gjentatte arrangementer eller senere bruk. Avgjør hvilket formål som er viktigst, før du lager trykkmotivet.
Er sidefals helt nødvendig?
Det avhenger av innholdet. Et flatt nett kan passe til en tynn pakke, mens mer plasskrevende innhold bør prøves i en modell med sidefals.
Planlegg konferansebestillingen
Sammenlign utvalget på 220 g/m², og be om tilbud med antall, innhold og ønsket mottaksdato.